Trong thời đại số hóa hiện nay, việc gửi cách viết thư xin việc qua email đã trở thành phương thức phổ biến và hiệu quả để ứng tuyển vào các vị trí công việc. Cách thức này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn cho phép ứng viên tiếp cận nhanh chóng với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, để đảm bảo email xin việc của bạn nổi bật và gây ấn tượng tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc và kỹ thuật quan trọng.
Chuẩn bị nội dung:
Trước khi bắt đầu soạn email, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết:

Thư xin việc (cover letter) được tùy chỉnh cho vị trí và công ty cụ thể
CV cập nhật và phù hợp với vị trí ứng tuyển
Các tài liệu bổ sung khác nếu được yêu cầu (ví dụ: portfolio, chứng chỉ)
Tạo tiêu đề email ấn tượng:
Tiêu đề email là điều đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, vì vậy cần đặc biệt chú ý:
Sử dụng định dạng: [Tên vị trí ứng tuyển] - [Tên của bạn]
Ví dụ: "Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing - Nguyễn Văn A"
Tránh sử dụng các từ ngữ như "khẩn cấp" hoặc viết hoa toàn bộ tiêu đề
Địa chỉ email người nhận:
Tìm kiếm địa chỉ email cụ thể của người phụ trách tuyển dụng nếu có thể
Nếu không tìm được, sử dụng địa chỉ email chung của bộ phận nhân sự hoặc tuyển dụng
Tránh sử dụng địa chỉ email chung của công ty (info@company.com)
Lời chào mở đầu:
Sử dụng lời chào chuyên nghiệp như "Kính gửi [Tên người nhận]," hoặc "Thưa ông/bà [Họ người nhận],"
Nếu không biết tên cụ thể, có thể sử dụng "Kính gửi Ban Tuyển dụng," hoặc "Kính gửi Phòng Nhân sự,"
Nội dung email:
Giới thiệu ngắn gọn về bản thân và mục đích email
Nêu rõ vị trí ứng tuyển và nguồn thông tin về vị trí đó
Tóm tắt ngắn gọn những điểm mạnh và kinh nghiệm phù hợp với vị trí
Thể hiện sự hiểu biết và quan tâm đến công ty
Nhấn mạnh lý do bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí
Kết thúc email:
Bày tỏ mong muốn được phỏng vấn hoặc trao đổi thêm
Cảm ơn người nhận đã dành thời gian xem xét hồ sơ
Sử dụng lời chào kết thúc lịch sự như "Trân trọng," hoặc "Kính thư,"
Chữ ký email:
Tạo chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm:
Họ tên đầy đủ
Số điện thoại liên hệ
Địa chỉ email
Link đến profile LinkedIn (nếu có)
Đính kèm tài liệu:
Đính kèm CV và thư xin việc viettel dưới dạng file PDF để đảm bảo định dạng không bị thay đổi
Đặt tên file rõ ràng, ví dụ: "CV_NguyenVanA.pdf", "ThuXinViec_NguyenVanA.pdf"
Kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo đã đính kèm đúng và đủ tài liệu
Kiểm tra và chỉnh sửa:
Đọc lại toàn bộ nội dung email để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
Đảm bảo email ngắn gọn, súc tích và không quá 3-4 đoạn văn
Kiểm tra xem các link trong email (nếu có) có hoạt động không
Gửi email thử:
Gửi email thử cho chính mình hoặc một người bạn để kiểm tra lần cuối
Đảm bảo email hiển thị đúng trên các thiết bị và nền tảng khác nhau
Thời điểm gửi email:
Nên gửi email vào giờ hành chính, tốt nhất là vào buổi sáng đầu tuần
Tránh gửi email vào cuối ngày thứ Sáu hoặc cuối tuần
Theo dõi và phản hồi:
Nếu không nhận được phản hồi sau 1-2 tuần, có thể gửi email nhắc nhở lịch sự
Luôn sẵn sàng trả lời nhanh chóng nếu nhà tuyển dụng liên hệ
Một số lưu ý quan trọng khi gửi email xin việc:
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp, tốt nhất là địa chỉ có tên của bạn
Tránh sử dụng các địa chỉ email không chuyên nghiệp như "cutegirl123@..." hoặc "coolboy456@..."
Không sử dụng các font chữ kỳ lạ hoặc màu sắc sặc sỡ trong email
Tránh sử dụng các biểu tượng cảm xúc (emoji) trong email xin việc
Không gửi cùng một email cho nhiều công ty cùng lúc (CC hoặc BCC)
Tránh gửi email nhiều lần nếu chưa nhận được phản hồi, hãy kiên nhẫn chờ đợi
Ví dụ về một email xin việc hiệu quả:
Copy
Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing - Nguyễn Văn A
Kính gửi Ban Tuyển dụng Công ty ABC,
Tôi là Nguyễn Văn A, viết email này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí Chuyên viên Marketing tại Công ty ABC như đã được đăng tải trên trang việc làm XYZ. Với 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực digital marketing và niềm đam mê với ngành F&B, tôi tin rằng mình có thể đóng góp đáng kể vào đội ngũ marketing của quý công ty.
Trong vai trò Chuyên viên Marketing tại Công ty DEF, tôi đã triển khai thành công nhiều chiến dịch digital marketing, giúp tăng doanh số bán hàng online lên 30% trong năm 2023. Tôi cũng có kinh nghiệm quản lý mạng xã hội và tối ưu hóa SEO, những kỹ năng mà tôi nhận thấy rất phù hợp với yêu cầu công việc tại Công ty ABC.
Tôi rất ấn tượng với các chiến dịch marketing sáng tạo của Công ty ABC trong thời gian qua và mong muốn được đóng góp vào sự phát triển của công ty. Tôi tin rằng với kinh nghiệm và kỹ năng của mình, tôi có thể mang lại giá trị đáng kể cho đội ngũ marketing của quý công ty.
Tôi đã đính kèm CV và thư xin việc chi tiết trong email này. Rất mong có cơ hội được trao đổi thêm về vị trí này và cách tôi có thể đóng góp cho Công ty ABC.
Xin chân thành cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Điện thoại: 0123 456 789
Email: nguyenvana@email.com
Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc và kỹ thuật trên, ứng viên có thể tạo ra một cách viết thư xin việc bằng tiếng anh chuyên nghiệp, ấn tượng và tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Hãy nhớ rằng, email xin việc là cơ hội đầu tiên để bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, vì vậy hãy đầu tư thời gian và công sức để tạo ra một email thật sự nổi bật.